メールで届いた請求書PDF、印刷したら消していませんか。一人親方の保存はフォルダ1つと規程1枚で足ります

元請から「今月分の請求書、メールで送っといて」と言われる。ガソリンの領収書がスマホのアプリの中にある。工具はネットで買って、領収書は注文履歴からダウンロードする。

こうした紙になっていないやりとりは、令和6年から扱いが変わりました。印刷して紙のファイルに綴じるだけでは、保存したことになりません。データそのものを残しておく必要があります。

とはいえ、身構えなくて大丈夫です。売上が5,000万円以下の一人親方なら、実際にやることは「フォルダを1つ作る」と「A4で1枚の規程を置いておく」の2つで足ります。

印刷して原本を消すのは、令和6年からダメになりました

国税庁の一問一答には、こう書かれています。

令和6年1月1日以後に行う電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、その電磁的記録を出力した書面等による保存をもって、当該電磁的記録の保存に代えることはできません。

「印刷したから元のデータは消してよい」が通らなくなった、ということです。令和5年12月31日までは印刷して保存するだけでも差し支えないという措置（宥恕措置）がありましたが、これは適用期限の到来をもって廃止されています。印刷した紙をスキャンし直して画像で残す抜け道もありません。国税庁はこれを「認められません」とひとことで否定しています。

どれが「電子取引」？　一人親方の身のまわりで探す

法律でいう「電子取引」は、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書など、紙でやりとりしていたら保存が必要な書類の内容を、データでやりとりすることです。現場に置き換えると、こうなります。

場面	保存するもの
元請からメールにPDFで届いた請求書・注文書	添付のPDF
自分が元請にメールで送った請求書	送ったPDF（控え）
元請の専用サイトやクラウドに上がる請求書	ダウンロードしたデータ
ネット通販で買った工具の領収書	サイトから取得した領収書データ
スマホ決済アプリの利用明細	明細のデータ
ネットバンキングでの振込	取引年月日・金額・振込先名が入った明細データ
ペーパーレスのFAX複合機で受けた注文書	受信したデータ

売上や仕入だけではありません。国税庁は、水道光熱費や旅費交通費といった仕入以外の事業上の費用に係るものも保存の範囲に含まれるとしています。

ただし、メールを全部残す必要はありません。国税庁は「取引情報の含まれていない電子メールを保存する必要はありません」とし、請求書がPDFで添付されて来た場合は「当該添付ファイルのみを保存しておけばよい」としています。あいさつや日程調整のメールは対象外です。

そして、ここを取り違えると作業量が何倍にもなるので、はっきり分けておきます。紙で受け取った領収書やレシートは、この話の対象ではありません。紙は紙のまま保存すれば大丈夫です。紙をスマホで撮ってデータで残す「スキャナ保存」という制度もありますが、これは希望する人だけのもので、義務ではありません。

ルールは3つ。でも一人親方は、ほぼ1つで済みます

国税庁のパンフレットは、原則の保存ルールを3つに整理しています。

改ざん防止のための措置をとること
保存データを確認するためのディスプレイやプリンタ等を備え付けること
「日付・金額・取引先」の3つの要素で検索できること

2番は、パソコンとプリンタがあれば満たしています。3番は、次の注意書きで多くの一人親方が外れます。

「基準期間（2年（期）前）の売上高が5,000万円以下の方」等は、電子取引データのダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば、③の検索要件を満たす必要はありません。

個人事業者の「基準期間」は、その年の前々年の1月1日から12月31日までです。令和8年中のやりとりなら、令和6年分の売上で判定します。判定は消費税抜きの金額で行い、家事消費や、一時的に持っていた資産の売却額は入りません。

「ダウンロードの求めに応じることができるように」とは、税務調査でデータの提出を求められたら出せる状態にしておくことです。フォルダに入れてあれば応じられます。

5,000万円を超える一人親方はそう多くありません。つまり、残るのは1番の改ざん防止だけです。

改ざん防止は「規程1枚」でいい

改ざん防止の措置は、次の4つのうちどれか1つを選べばよいとされています。

タイムスタンプが付与されたデータを受領する
受領したデータにタイムスタンプを付与する
訂正・削除の履歴が残るシステム等で授受・保存する
改ざん防止のための事務処理規程を策定、運用、備付けする

上の3つはシステムやサービスの話です。4つ目は紙1枚で済みます。国税庁自身、パンフレットに「専用のシステムを導入しない方法もあります！」と書き添えています。

しかも、この規程はゼロから書く必要がありません。国税庁のサイトに「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）」というWordのひな形が置いてあります。ダウンロードして屋号と氏名と日付を入れ、印刷して帳簿と一緒に置く。これで4つ目の措置になります。

なお、売上が5,000万円を超えていて検索要件も必要な場合でも、専用ソフトは要りません。国税庁は、ファイル名に規則性をもたせる方法を認めていて、例として「20210131_㈱霞商店_110000」という形（日付・取引先・金額の順）を示しています。令和8年9月7日に国税工務店から受け取った110,000円の請求書なら「20260907_国税工務店_110000」です。表計算ソフトで索引簿を作り、ファイル名には連番だけを付ける方法も認められています。

間に合わないときの逃げ道（猶予措置）

「そんなの今すぐ無理だ」という場合の逃げ道も、制度として用意されています。次の2つを両方満たせば、上の保存ルールを満たしていなくても構いません。

保存ルールに従って保存できなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認める場合
税務調査の際に、電子取引データのダウンロードの求めと、それをプリントアウトした書面の提示・提出の求めに、それぞれ応じることができるようにしている場合

「相当の理由」は厳しいものではありません。国税庁のパンフレットは「人手不足」「システム整備の資金不足」「システム整備が間に合わない」なども相当の理由として認められると明記しています。事前の届出も申請も要りません。

ただし落とし穴が1つあります。この猶予措置でも、データそのものを消してはいけません。国税庁は、電子データの保存に代えて出力した書面のみを保存する対応は認められず、猶予措置を受ける場合には電子データ自体を保存する必要があるとしています。

逆に言えば、いま何も準備できていない一人親方が最低限やるべきことは1つだけです。データを消さないこと。これが猶予措置の土台になります。

保存できていなかったら、いきなり青色取消？

心配になる話なので、はっきり書きます。要件どおりに保存できていない場合、制度上は青色申告の承認の取消しの対象になり得ます。ただし国税庁は、要件違反があったことをもって直ちに必ず取消しを行うものではなく、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうかを検討した上で判断する、と説明しています。

経費が否認されるのかという点についても、注記があります。

その取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由が無いにもかかわらず、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません。

きちんと記帳して申告に反映していれば、ファイル名の付け方ひとつで経費が消えるわけではない、ということです。ただ、これは「だからやらなくていい」という話ではありません。整えるのは規程1枚とフォルダ1つですから、やっておく方が早いです。

いつまで持っておけばいい？

電子取引データの保存期間は、紙の書類と同じです。青色申告の個人事業者の場合、国税庁の表では次のようになっています。

区分	例	保存期間
帳簿	仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳など	7年
決算関係書類	損益計算書、貸借対照表、棚卸表など	7年
現金預金取引等関係書類	領収証、預金通帳、借用証など	7年（※）
その他の書類	請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など	5年

※前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の方は、5年間の保存で足ります。

1つ注意があります。ネット通販の領収書を「サイトのマイページで見られるから、それでいい」としている場合、国税庁は保存期間が満了するまでサイト上で随時確認できる状態である必要があるとしています。見られなくなる前にダウンロードしておいてください。通販サイトの注文履歴は、古いものが表示されなくなることがあります。

今日からできること

パソコンかスマホに「電子取引」というフォルダを1つ作る
中に「2026」など年のフォルダを作れば十分です。まずは入れる場所を決めます。
国税庁のひな形をダウンロードして、規程を1枚作る
「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（個人事業者の例）」を落として、屋号・氏名・日付を入れて印刷し、帳簿と一緒に置いておきます。
メールに添付されたPDFを、そのフォルダに保存する習慣をつける
ファイル名を「20260907_国税工務店_110000」の形にしておくと、あとで探すのも楽です。
今年ネットで買ったものの領収書を、まとめてダウンロードする
通販サイトの注文履歴を開いて、今年の分をまとめて落としてフォルダに入れます。あとになるほど面倒になります。
とにかくデータを消さない
準備が間に合っていなくても、これだけで猶予措置の土台になります。

まとめ

令和6年1月1日以後の電子取引は、印刷した紙では代えられない。データそのものの保存が必要。
対象は、メール添付のPDF、クラウド、ネット通販の領収書、スマホ決済の明細、ネットバンキングの振込明細など。紙でもらった領収書は対象外。
原則のルールは3つだが、前々年の売上が5,000万円以下なら検索要件は不要。
残る改ざん防止は、国税庁のひな形の事務処理規程1枚で満たせる。
間に合わなければ猶予措置がある。事前の届出も不要。ただしデータ自体は必ず残す。

現場から帰ってスマホを見る5分でできる作業です。今年の分から始めておけば、来年の春に慌てずに済みます。

出典

この記事は令和8年9月7日現在の情報にもとづいています。制度の詳細は今後の法令や個々の事情で取扱いが変わることがあります。判断に迷うときは、上記の一次情報をご確認ください。