軽トラのダッシュボード、道具箱のすみ、カバンの底。一人親方の領収書は、だいたいこの3か所に散らばっています。ホームセンターのビス代、ガソリンスタンド、高速のETC利用明細、現場に持っていく飲み物。1年ぶんで数百枚になります。
多くの人は、これを1年分まとめて封筒か段ボール箱に入れて、そのまま押し入れに積んでいます。「ちゃんと取ってあるから大丈夫」。そう思っている一人親方は少なくありません。
ところが国税庁は、その状態をはっきり「帳簿とは認めない」と書いています。ここを知らないまま税務調査を受けると、本来払う税金に加えて、加算税が5％か10％上乗せされることがあります。
「箱に入れてある」は、帳簿ではありません
国税庁が出している「帳簿の提出がない場合等の加算税の加重措置に関するQ＆A」に、まさにこの質問が載っています。請求書や領収書の控えを保存していれば帳簿として認めてもらえるか、という問いです。
例えば請求書の控え等を雑然と袋や箱に随時入れてまとめておくといった方法のように、単に保存されているだけの状態である請求書・領収書の控え（写し）等は、（中略）「売上げに関する調査に必要な帳簿」として認められません。
ただし、同じQ＆Aには救いも書かれています。取引の年月日・相手方・金額が書かれた請求書の控えを年月日順に整理して保存しているなど、帳簿に相当する規則性のある形で保存していれば、帳簿として取り扱う、とされています。
違いは「全部ある」かどうかではありません。並んでいるかどうかです。箱にまとめて突っ込んであるものは帳簿ではなく、日付順にファイルしてあるものは帳簿として扱われる。ここが分かれ目です。
ノートについても同じQ＆Aに答えがあります。日々の売上の合計額だけを書いたノートは、原則として帳簿と認められません。ただし請求書の控えも一緒に保存してあり、そこから1件ごとの相手方と金額がわかる場合は、帳簿として取り扱うとされています。
一人親方が7年とるもの、5年でいいもの
保存する年数は、青色申告か白色申告かで表が分かれます。国税庁のチラシ「事業所得や不動産所得等のある方には帳簿の記帳･保存義務があります！」にある表が、そのまま答えです。
青色申告の場合
| 区分 | 保存が必要なもの | 保存期間 |
|---|---|---|
| 帳簿 | 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など | 7年 |
| 書類 | 決算関係書類（損益計算書、貸借対照表、棚卸表など） | 7年 |
| 書類 | 現金預金取引等関係書類（領収書、小切手控、預金通帳、借用証など） | 7年 ※ |
| 書類 | その他の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など） | 5年 |
※印の「現金預金取引等関係書類」は、前々年分の事業所得および不動産所得の金額が300万円以下の人は5年でよいことになっています。
白色申告の場合
| 区分 | 保存が必要なもの | 保存期間 |
|---|---|---|
| 帳簿 | 収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿） | 7年 |
| 帳簿 | 業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿） | 5年 |
| 書類 | 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 | 5年 |
| 書類 | 業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 | 5年 |
ざっくり覚えるなら、こうです。自分で書いた帳簿は7年、もらった紙は5年。ただし青色で領収書や通帳も7年に入る人がいる、というのが正確なところです。迷ったら全部7年にしておけば、間違いはありません。
この保存期間は、令和9年分の確定申告からも変わりません。青色申告特別控除の金額のほうは令和9年分から見直されますが、何年とるかの表は同じです。
消費税の課税事業者は、請求書だけ別に7年
インボイスに登録している一人親方や、売上が1,000万円を超えて消費税を納めている一人親方には、上の表とは別の決まりがあります。
国税庁は、仕入税額控除の要件として保存すべき請求書等と、インボイス発行事業者として交付した適格請求書の写し（データで渡したものはそのデータ）については、上の表にかかわらず7年間保存する必要がある、としています。
つまり白色申告で「請求書は5年でいい」と思っていても、消費税の課税事業者なら7年です。元請に出した請求書の控えは、5年で捨ててはいけません。
なお、メールやクラウドでやりとりした請求書のように、はじめから電子データで受け取ったものは、紙に印刷して保存するのではなく、データのまま一定の要件で保存することとされています。
帳簿が出せないと、加算税に5％か10％が上乗せされる
ここからが本題です。令和4年度の税制改正で、帳簿を出せない人・帳簿の売上の書き方が足りない人には、加算税を重くする措置が入りました。
税務調査で売上に関する帳簿を見せてくださいと言われたとき、次のどれかに当てはまると、本来の過少申告加算税・無申告加算税にさらに上乗せされます。
| こういう状態だと | 上乗せ |
|---|---|
| 帳簿を提示・提出しなかった | 10％ |
| 帳簿に書かれた売上が、本来書くべき金額の2分の1未満だった | 10％ |
| 帳簿に書かれた売上が、本来書くべき金額の3分の2未満だった（上の2分の1未満を除く） | 5％ |
この措置は、令和6年1月1日以後に申告期限が来る分から適用されています。所得税でいえば、令和5年分の確定申告に対する修正申告などからが対象です。すでに動いている制度で、これから始まる話ではありません。
気をつけたいのは、これが「わざと隠した人」への罰則ではないことです。悪気がなくても、帳簿をつけていなければ同じように上乗せされます。売上を少なく書いたつもりがなくても、現場ごとの請求が抜けていて2分の1を割れば、10％です。
逆に言えば、防ぐのは難しくありません。同じQ＆Aには、税務調査では対象となる帳簿を事前に知らせているので、調査が始まる日時までに遅滞なく出せるよう準備してあれば、上乗せされることはないと書かれています。ふだんから帳簿があって、どこにあるかわかっていれば、それで足ります。
帳簿に書くのは4つだけ。日々の合計でいい
「帳簿」と聞くと複式簿記を想像して身構える人がいますが、国税庁が求めている記帳の中身はもっと単純です。
- 取引の年月日
- 相手方の名称（どこの元請か、どこで買ったか）
- 金額
- 日々の売上げ・仕入れの合計金額など
そして国税庁は、記帳にあたって「一つ一つの取引ごとではなく日々の合計金額をまとめて記載するなど、簡易な方法で記載してもよい」と明記しています。ホームセンターで3回買った日は、3行に分けなくてもかまいません。
経費のほうは、白色申告の簡易な記帳の決まりで、次の項目に分けて書くこととされています。
| 帳簿の項目 | 一人親方だと、たとえば |
|---|---|
| 雇人費 | 人を雇って給料を払ったとき |
| 外注工賃 | 応援・手元に払った手間賃 |
| 減価償却費 | 軽トラや高い機械を年で分けて引く分 |
| 貸倒金 | 元請が飛んで取りはぐれた工事代金 |
| 地代家賃 | 資材置き場、駐車場 |
| 利子割引料 | 事業用の借入の利息 |
| その他の経費 | 材料費、燃料、工具、通信費など |
建設業の一人親方にとって大事なのは外注工賃です。応援に来てもらって現金で払った手間賃は、ここに日付・相手の名前・金額を書いておかないと、あとから経費だと説明できません。領収書をもらえなかったときも、帳簿に書いておくことが第一歩になります。
税務署が無料でやってくれること
帳簿のつけ方がわからないという理由で止まっている人のために、税務署は無料の窓口を用意しています。
- 記帳説明会……白色申告の人で、これから記帳を始める人や書き方がわからない人向けに、制度の概要と記帳の仕方を説明する会です。
- 記帳指導……新たに青色申告をする人や、新たに消費税の課税事業者になる人などが対象です。会計ソフトを使う方式と、自宅や事業所に来てもらう個別指導方式があり、記帳から決算、e-Taxでの申告まで4〜5回程度にわたって指導を受けられます。
申し込みは最寄りの税務署の所得税担当へ。国税庁は「帳簿の記帳のしかた（事業所得者用）」というパンフレットと、そのまま使える帳簿の様式例（ExcelとPDF）も無料で配っています。
今日からできること
- まず、箱の中身を日付順に並べる。これだけで扱いが変わります。100円の穴あけパンチとファイルで足ります。1年分を月ごとに12袋に分けるだけでも、「雑然と箱に入れただけ」からは抜け出せます。
- 元請に出した請求書の控えを、まとめて1か所に。売上の証拠はここにしかありません。控えを取っていない人は、今月分から必ず1枚残す習慣をつけてください。
- 売上だけでもノートに書き始める。日付・元請の名前・金額の3つでかまいません。売上の帳簿があるかどうかが、加算税の上乗せの分かれ目です。
- 応援に払った手間賃を、その日のうちに書く。外注工賃は現金でのやりとりが多く、あとから思い出せません。
- 捨てる前に年数を確かめる。自分で書いた帳簿は7年。消費税を納めているなら請求書も7年です。5年で捨てていいのは、白色で消費税を納めていない人の請求書・納品書・領収書などです。
- 書き方がわからないなら、税務署の記帳説明会か記帳指導を申し込む。無料です。
帳簿は、税務署に見せるために作るものではありません。今年いくら稼いで、いくら出ていったのかを、自分で把握するための道具です。それがそのまま、税務調査のときに10％を払わずに済む保険にもなります。
押し入れの段ボール箱を、今夜ひとつ開けてみてください。日付順に並べ直すところから始まります。