自販機の飲み物、電車代、香典。一人親方の「領収書が出ない出費」は、メモの4行で経費になります

朝、現場の近くのコインパーキングに軽トラを入れる。自販機で缶コーヒーを2本買って、応援に来てくれた職人仲間に渡す。昼から電車で別の現場へ回る。夕方、世話になっている元請の社長から親御さんの訃報が届いて、香典を包む。

この一日で財布から出ていったお金のうち、あとから見返せる紙が残るものは、いくつあるでしょうか。

「レシートがないものは経費にできない」。そう思って、はじめから諦めている一人親方は少なくありません。ですが国税庁の決めごとを読むかぎり、経費になるかどうかを決めているのは紙のあるなしではありません。決めているのは、その支出が仕事のために必要だったかどうか。そして、それを自分で説明できるかどうかです。

経費かどうかは、領収書の有無では決まりません

所得税で必要経費になるものの範囲を、国税庁は「やさしい必要経費の知識」で次の2つに整理しています。

総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額
その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額

「領収書のある費用」とは、どこにも書かれていません。売上をあげるために要った費用、仕事の上で生じた費用であれば必要経費です。

付き合いの費用についても、国税庁は同じ書き方をしています。確定申告書等作成コーナーの接待交際費の説明は、こうです。

相手方や支出の理由などからみて、事業を営む上で通常必要と認められる金額が必要経費になります

判断の材料として挙がっているのは「相手方」と「支出の理由」の2つです。領収書は、その2つを思い出すための手がかりのひとつにすぎません。だから、紙が出ない支払いでも、相手と理由が残っていれば経費として通ります。逆に、領収書の束だけがあって相手も理由も分からない状態は、いちばん弱い形です。

残すのは4つだけ。日付・相手・金額・内容

では何を残すのか。国税庁は、個人で事業を行う人が帳簿に記載する事項を「取引の年月日、相手方、金額など」としています。ここから逆算すると、領収書が出ない支払いのときにメモすべきことは4つです。

書くこと	書き方の例
日付	9月25日
相手	自販機（○○町の現場前）
金額	320円
内容	応援に来てもらった△△さんへの飲み物代

紙の出金伝票でも、スマホのメモでも、会計アプリでもかまいません。形式より、その場で書くことのほうが大事です。1週間たてば、320円が何のお金だったかは思い出せません。

「相手」の欄は、会社名や店名でなくてもかまいません。自販機なら「自販機」、現場前の駐車場なら場所で十分です。大事なのは、あとで人に聞かれたときに説明が成り立つかどうかです。

紙が出ない出費、じつは出る出費

現場まわりの出費を、紙が出るかどうかで分けてみます。「出ない」と思い込んでいるものの中に、押せば出るものが混ざっています。

出費	紙	やること
自販機の飲み物・差し入れ	出ない	メモ4行
コインロッカー・コインランドリー	出ない	メモ4行
電車・バス（ICカード）	出ない	利用履歴を出す＋メモ4行
コインパーキング	出る	精算機の領収書ボタンを押す
高速道路（ETC）	出る	ETC利用照会サービスで明細を落とす
タクシー	出る	領収書をもらう
香典・ご祝儀	出ない	案内状や会葬御礼と一緒にメモ
職人仲間との割り勘の飲食	出ないことが多い	相手・人数・目的をメモ

コインパーキングを「紙が出ない側」だと思っている人が多いのですが、精算機はたいてい領収書が出せます。国税庁も、コインパーキングは駐車場業にあたるので簡易的なインボイス（適格簡易請求書）を交付できる、とはっきり書いています。ボタンを押せば出るものは、押して持ち帰るのがいちばん早い。

ご祝儀と香典は、相手が誰かで分かれます

建設の仕事は付き合いの世界です。元請の社長の親御さんの葬儀、職人仲間の結婚、現場の近所への挨拶。財布から出ていく割に、手元には何も残りません。

ここでの分かれ目も、やはり「相手方と支出の理由」です。仕事でつながっている相手への慶弔なら、事業を営む上で通常必要と認められる範囲で必要経費になります。一方、仕事と関係のない親戚や友人へのものは、金額が大きくても家事費であって、経費にはなりません。

仕事と生活の両方にまたがる支出（家事関連費）について、国税庁は、必要経費になるのは「取引の記録などに基づいて、業務遂行上直接必要であったことが明らかに区分できる場合のその区分できる金額」に限られる、としています。条件は「区分できること」です。だから、香典袋を1枚写真に撮り、案内状や会葬御礼をメモと一緒に残しておく。それだけで、区分できる状態にぐっと近づきます。

消費税を納めている人は、もう一段きびしい

ここから先は、インボイスに登録している人や、売上1,000万円超で消費税を納めている人のうち、本則課税で申告している人だけの話です。

所得税ではメモがあれば経費になります。ところが消費税で、払った消費税を差し引く（仕入税額控除）ためには、原則としてインボイスの保存が要ります。しかも、インボイス制度が始まる前にあった「3万円未満なら帳簿だけでよい」という決まりは、もうありません。国税庁の資料に、こう書かれています。

区分記載請求書等保存方式では、「3万円未満の課税仕入れ」及び「請求書等の交付を受けなかったことにつきやむを得ない理由があるとき」は、一定の事項を記載した帳簿の保存のみで仕入税額控除が認められる旨が規定されていますが、インボイス制度の開始後は、この規定は廃止されています。

その代わり、紙が出ようがない取引には逃げ道が用意されています。次のものは、帳簿への記載だけで差し引けます。

帳簿だけでよいもの	金額（税込）
船舶・バス・鉄道（モノレールなどの軌道を含む）の運賃	1回の取引で3万円未満
自動販売機・自動サービス機での購入（缶コーヒー、コインロッカー、コインランドリー、ATM手数料など）	3万円未満
郵便切手だけを対価とする郵便・荷物の運送	3万円未満

気をつけたいのは、この「公共交通機関」にタクシーと飛行機が入っていないことです。国税庁が挙げているのは船舶・バス・鉄道（軌道を含む）だけ。タクシーは領収書をもらってください。自販機のほうも、コインパーキングやセルフレジ、自動券売機は対象外です。機械だけで代金の受け取りと商品・サービスの提供が完結するものに限られます。

なお、出張旅費や日当の特例もありますが、こちらは従業員などに支給する旅費についてのものです。一人でやっている親方には出番がありません。

1万円未満なら帳簿だけ。ただし令和11年9月30日まで

そのうえで、多くの一人親方にいちばん効くのが「少額特例」です。国税庁の説明はこうです。

基準期間の課税売上高が1億円以下又は特定期間の課税売上高が5,000万円以下の事業者が、令和5年10月1日から令和11年9月30日までの間に行う課税仕入れについて、その金額が税込1万円未満であるものについては、一定の事項を記載した帳簿のみを保存することで仕入税額控除が可能です

基準期間は、個人事業者なら前々年です。売上が1億円を超える一人親方はまずいませんから、ほぼ全員が対象になります。1回の支払いが税込1万円未満なら、インボイスがなくても帳簿だけで消費税を差し引ける、ということです。

判定は1商品ごとではなく、1回の取引の税込金額で行います。ホームセンターで9,800円ぶんの材料をまとめて買えばセーフ、10,300円ならアウトです。相手が免税事業者でも関係なく使えますし、帳簿に「少額特例を使った」と書き添える必要もありません。

ただし、この特例には期限があります。令和11年9月30日までです。令和11年10月1日以後の仕入れは、課税期間の途中であっても対象外になります。

ちなみに簡易課税や2割特例・3割特例で申告している人は、売上のほうから消費税を計算するので、受け取った請求書がインボイスかどうかを確かめる必要そのものがありません。この章と前の章は、本則課税の人向けの話です。

今日からできること

スマホのメモアプリに「経費メモ」を1つ作り、日付・相手・金額・内容の4行をその場で打つ。
コインパーキングの精算機では、車を出す前に領収書ボタンを押す。
ETC利用照会サービスに登録し、月に一度まとめて明細を落とす。
交通系ICカードは、券売機やアプリで利用履歴を出せるようにしておく。
香典やご祝儀は袋を写真に撮り、案内状や会葬御礼と一緒に封筒へ入れる。
月末に10分だけ時間をとって、メモを帳簿に写す。溜めると内容が分からなくなります。

領収書が出ない出費は、ひとつひとつは小さな金額ばかりです。ですが1日500円でも、現場に200日出れば10万円になります。紙がないことを理由に諦めるのは、もったいない話です。

残すのは4行。それだけで、消えていたお金が経費に戻ります。